Si hay una persona cercana a los
jefes y ejecutivos que conoce al dedillo su trabajo y su situación, esa es la
secretaria.
Atrás quedaron los tiempos en que se las consideraba meras
mecanógrafas y ‘mandadas’ del superior. Actualmente una secretaria adquiere en
muchos casos funciones de gestión y tiene una importancia fundamental en la
buena marcha de la empresa.
Preparadas,
organizadas y diplomáticas
Estas tres palabras sintetizan las
cualidades esenciales que describen a una buena secretaria. La preparación va
en función de los tiempos que corren. Es imposible concebir en el siglo XXI, una
mano derecha del jefe que no emplee las nuevas
tecnologías. En este campo, las secretarias españolas salen más que
triunfantes; muestra de ello es el éxito de algunas webs dedicadas a este
colectivo profesional. Otra área que deben dominar son los idiomas. La lengua de la empresa madre de la compañía donde se
trabaja y el inglés son asignatura obligatoria para toda secretaria. Han de ser
unas expertas en comunicación, por lo que la fluidez verbal es indispensable y
las lenguas extranjeras no pueden ser un impedimento.
Además de estos conocimientos, hay
cualidades imprescindibles para desempeñar una labor de secretariado admirable.
Si hay un adjetivo que acompañe a estas profesionales es el de organizadas. No sólo se trata de
mantener limpio y ordenado el archivo sino de la organización y gestión del
tiempo. Se trata de repartir y aprovechar no sólo las horas propias sino
también las del jefe.
Hay características que deben
acompañar cada gesto y palabra de una trabajadora de este colectivo. Diplomacia y saber estar son aspectos
propios de una buena secretaria. Deben ser conocedoras del protocolo
empresarial. Saber cuándo dar la mano, cuando invitar a sentar a una persona y
las disculpas apropiadas para una llamada de teléfono que no puede ser atendida,
dota de profesionalidad.
Parte de la cultura
empresarial
El ideal es que cualquier empleado
se sintiera integrado y parte de la cultura empresarial. Pero si existe un
colectivo que por fuerza debe sentirse arraigado a la compañía es el de las
secretarias. Trabajar de la mano del jefe implica una mayor dedicación horaria y el conocimiento de
todo el equipo y de todos los departamentos de la empresa. Frecuentemente la
secretaria es la primera persona que se encuentran los clientes en una empresa,
por lo que la impresión que ésta debe dar es vital.
Inteligencia emocional
Una buena preparación, un perfecto
conocimiento del protocolo y de la empresa donde se va a trabajar no son
suficientes. La secretaria debe ser una experta en relaciones interpersonales y la profesionalidad en este aspecto sólo se consigue con mucha
inteligencia emocional. Entender a las personas, escucharlas, comprenderlas,
saberlas tratar, son capacidades que distinguen a una secretaria excepcional de
una mediocre. Asimismo, la iniciativa y las ideas de mejora para la empresa,
pueden decir mucho a favor de una secretaria. Si el jefe percibe que sabe tomar
decisiones delegará muchas más tareas en ella.
Ser secretaria no es tarea fácil.
Por eso, este colectivo se merece un mayor prestigio social y reconocimiento. Y
también un sueldo equiparable al de las profesionales europeas, que se
encuentra bastante por encima que el de las españolas.
