CONSEJOS PARA UNA LLAMADA TELEFÓNICA EFECTIVA

 

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El teléfono es una herramienta imprescindible para el desarrollo efectivo de nuestro trabajo. Pero, ¿cómo sacarle el mayor provecho? Aquí van unos cuántos tips: 

Cuándo recibes una llamada: 

• Eres la imagen de la empresa. La persona que llama será lo primero que conozca de la compañía por lo que es importante contestar lo antes posible. Si puede ser hazlo antes del tercer tono de llamada. Sonríe, esto relaja la comunicación y contagia la cordialidad entre los interlocutores. 

• Saluda cortésmente. Es mejor un “hola, buenos días” que un “Diga”. No olvides el “por favor” o el “gracias”.

• Practica la escucha activa. Para ello desconecta de lo que estabas haciendo y dedica el tiempo únicamente a la persona que está al otro lado del teléfono. Transmite que le estás escuchando con un “entiendo”, “sí”, “claro”…

• La postura es importante. Evita distorsiones manteniendo una posición erguida.

• Habla despacio, vocaliza y no grites. La comunicación tiene que ser clara y comprensible.

• Utiliza un lenguaje positivo y entusiasta. Tu misión es dar una solución a la persona que está llamando (pasarle con alguien, agendar una cita, enviar un documento, un número de teléfono…) así que no des por finalizada la llamada hasta que des con la solución.

• Colgar precipitadamente equivale a dar un portazo. Despídete cordialmente y haz que la persona que ha llamado se vaya con la sensación de que ha conseguido lo que quería. 

Al realizar una llamada

• Planifica! Hazte un guión de la información que quieres transmitir y de la que deseas conseguir. De esta forma ahorrarás una segunda llamada optimizando tu tiempo.

• Ten preparado el número de teléfono y programa una hora para realizar la llamada (siempre hay una hora más apropiada que otra). Es importante tener un boli y un calendario a la vista por si hay que concertar alguna cita.  A ser posible es necesario saber el nombre de la persona con la que se desea hablar.

• Es hora de realizar la llamada. Saluda y sonríe! No te ven pero la sonrisa se siente. Identifícate y pregunta si es buen momento para hablar. La gente está ocupada, así que intenta ser breve y ve al grano amablemente. Practica la escucha activa para no perder información relevante e intenta no interrumpir a la otra persona.

• Despedida: Agradece el tiempo que te han dedicado y remarca la información más importante (por ejemplo “entonces el día 7 a las 12h en nuestras oficinas”).

• Aunque no es imprescindible yo recomiendo llevar un registro de las llamadas para poder hacer un seguimiento posterior. Si no has conseguido tu objetivo (concertar una cita, conseguir información, hablar con alguien…) sé persistente y vuelve a intentarlo.

El tiempo es oro y hay que maximizar la efectividad de las llamadas. ¿Se te ocurre algún consejo más?