8 de diciembre de 2013

CONSEJOS PARA TENER UNA BUENA SECRETARIA

La secretaria es el sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto?

Una buena secretaria no es sólo aquella que atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Consejos para tener una buena secretaria

1. El perfil de la secretaria perfecta. Idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.



3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

4. La secretaria como gestora. Una secretaria de alta dirección cada vez que coge el teléfono transmite la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa. Gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a first class. Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estén impecables en el business center. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?


5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Es la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se toman decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia puede ser impresionante: buenas formas, notas de recuerdo espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hace un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecuten los temas tratados y acordados. La productividad del jefe es espectacular...

6. Saber estar: la imagen. Una secretaria puede conseguir que en el entorno de su oficina se respire un aire positivo por todos los costados. Sale a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hace sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pase. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convierte en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contesta a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmite la imagen perfecta. Cuando no está ella, se echa de menos hasta su perfume.

7. Aprender, cursos especializados. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.


1 comentario:

  1. Estupendo perfil de secretaria perfecta, recuerdo a una profesora explicándonos estas cosas y bien que me han servido muchas veces (si no me equivoco, se llamaba la asignatura Técnicas de Secretariado). Una vez conocí a una secretaria que estudió la licenciatura de sociología... claro.... mala... poco preparada y... etc., la pregunta es... ¿porqué una multinacional de prestigio escoge a alguien para un puesto específico de secretaria de dirección a una licenciada en ... lo que sea...??...

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