Para poder
organizar un evento o reunión es necesario que sepamos exactamente de qué tipo
de acto se trata. A continuación encontraréis un pequeño glosario de los más
comunes:
ASAMBLEA: Reunión
formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario,
labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su
objetivo es fijar políticas de acción y renovar autoridades.
CENA/COMIDA
DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones
oficiales organizadas por una empresa u organización para celebrar los logros
de la organización e impulsar la moral de los empleados y miembros. Dependiendo
del tamaño de la organización, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un
restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes de un hotel.
COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento
académico. Los participantes suelen ser expertos en un campo determinado y se
reúnen informalmente para presentar e intercambiar nuevas ideas. En la reunión
se pueden exponer uno o varios temas.
CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en
secreto. En general, los cónclaves se utilizan para describir las reuniones
"a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto nivel de
poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal,
donde los cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa.
CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias"
son términos que se utilizan indistintamente, la definición estándar de una
conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y diseñado
para alcanzar un objetivo específico.
CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia
la palabra "Congreso" con la rama legislativa del gobierno, el
congreso puede ser también un gran grupo de personas que se reúnen de forma
regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y
votación.
CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de
personas con un interés común (por lo general profesional). Estos
acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general están programados a
una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de la
empresa para el intercambio de ideas y opiniones para la generación de negocios.
Suelen participar ponentes reconocidos y tienen una duración de entre 3 y 5
días.
CURSO: El curso es una reunión con un programa
determinado que se repetirá tantas veces como se realice el curso. Son de corta
duración.
CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias
personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un experto.
DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar
reuniones de trabajo o simplemente sociales.
EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición
estándar, un evento internacional es cualquier evento donde el 15% o más de los
participantes vienen de fuera del país donde se celebra el evento.
EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para
dar a conocer o recaudar fondos para un candidato o una causa particular.
EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para
celebrar acontecimientos importantes de la vida y ceremonias religiosas.
Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas, cumpleaños, jubilaciones…
EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios,
materiales, etc. Se necesitan varios expositores. No se permite la venta.
FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para
que las empresas exhiban algunos de sus productos más recientes y prototipos
que desena lanzar. En este caso sí que se permite la venta.
FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia
de un coordinador.
GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente
con cena incluida) a gran escala que a menudo incluye entretenimiento y/o
entrega de premios después de la cena.
JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación,
estudio y/o informativas para resolver un problema planteado ante un auditorio.
Las conclusiones son publicadas con posterioridad.
JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se
presentan los resultados del ejercicios y se discute sobre la marcha de la
empresa. Acuden los socios, personas o entidades con participaciones. Se toman
decisiones estratégicas y financieras.
MESA REDONDA: Es una reunión formada por un número
limitado de técnicos y participantes que intercambian experiencias y
conocimientos sobre un tema determinado. Se utiliza esta técnica cuando se
desea dar a conocer a un público determinado los puntos de vista divergentes o
incluso contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o
asunto.
MUESTRA: Similar a la exposición pero con un solo
expositor.
PANEL: Es un grupo de especialistas que dialogan sobre un
tema particular, sin hacer uso de la palabra y evitando superponerse en las
apreciaciones.
NETWORKING: Los eventos de networking nos permiten, en un
ambiente distendido y relajado, darnos a conocer, aumentar nuestra visibilidad,
charlar y compartir experiencias. Este tipo de eventos sirven para ampliar la
red de contactos y detectar posibles clientes o colaboradores.
RECAUDACIÓN DE FONDOS: Un recaudador de fondos puede ser
una fiesta, baile, cena organizada con el expreso propósito de recaudar fondos
para una causa u organización.
RECEPCIÓN: Se refiere a un acto social donde se sirve
comida y bebida, generalmente buffet. Las recepciones son a menudo informales,
y los asistentes suelen ponerse de pie y socializar en lugar de sentarse en una
mesa.
REUNIÓN: Es un acto donde se reúnen un grupo de personas
con un propósito común. En la reunión, se presentan los hechos más importantes
y se toman decisiones sobre el mejor curso de acción a tomar en los próximos
meses en relación con la compañía.
REUNIÓN VERDE: Las reuniones "verdes" son
eventos que buscan minimizar el impacto ecológico que generan. Se incorporan
aspectos ambientales en todas las etapas de la organización (grabar la
documentación en un USB en lugar de imprimir en papel, uso de
videoconferencias, gestión de residuos…).
RUEDA DE PRENSA: Las ruedas de prensa son a menudo
organizadas por los protagonistas de las noticias para anunciar, responder o
promocionar algo.
SEMINARIOS: Son encuentros organizados para informar a un
grupo de personas sobre un tema específico, o para enseñar una habilidad
específica. Oradores expertos y profesores suelen ser invitados a hablar sobre
temas específicos. Suelen ser intensivos.
SESIÓN DE TRABAJO: Son reuniones (talleres, seminarios o
presentaciones) destinados a pequeños grupos.
SESIÓN PLENARIA: Es una gran reunión abierta a todas las
personas que asisten a un evento. Estas sesiones suelen dar inicio a una gran
conferencia o convención posterior.
SIMPOSIO: Son reuniones organizadas para que los expertos
en un campo determinado puedan encontrarse, presentar trabajos y debatir temas
y tendencias o hacer recomendaciones para un determinado curso de acción.
TALLER: Los términos "taller" y
"seminario" se utilizan indistintamente. Si bien ambos son eventos
enfocados a la educación, los talleres suelen ser más prácticos. Normalmente
los participantes actúan bajo la coordinación de otra persona.
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