7 TIPS PARA GANAR TIEMPO EN LA OFICINA

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¿Cuántas veces has pensado que te faltan horas? ¿A veces no deseas días de 40 horas? Nos ocurre todo el tiempo. Tenemos demasiadas cosas que hacer para el tiempo disponible. Y aunque la percepción puede variar de una persona a otra el tiempo es uno de los activos más valiosos que tenemos.

Todos hemos oído el principio de Pareto que viene a decir que el 20% nuestras tareas generan el 80% de los resultados. Esto demuestra la importancia que tiene la forma en que invertimos las horas de trabajo en cada tarea. Por eso es importante saberlo gestionar de forma eficaz.

A la carga de trabajo hay que sumarle todas las interrupciones que se producen. Ahora una llamada, un correo que dice “urgente”, alguien te pregunta dónde está este documento… Es muy estresante tener que hacer un trabajo y que no dejen de interrumpirte. Seguro que me entendéis.  

No perdamos más tiempo y optimicemos nuestra jornada laboral. Aprendamos a gestionarnos y ser más productivos. Manos a la obra! 

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1) Consulta el correo dos o tres veces al día no continuamente. Si realmente es urgente, no te preocupes, te llamarán.

2) El teléfono es una herramienta para facilitar el trabajo. Si se pone en tu contra, desconecta! Pon el contestador o pide que te cojan las llamadas.

3) Practica tu asertividad y aprende a decir “no”. Aplica el método POWER (Jana Kemp, “Aprenda a decir que no”):

·      Propósito: Si la finalidad no concuerda con el propósito, di NO. 

·   Opciones y recursos: ¿Con qué recursos cuento? Si no lo puedes cumplir, di NO.

·      Cuándo: Si no dispones del tiempo suficiente, dilo.

·      Vínculos emocionales: Si te incomoda no aceptes. 

·   Derechos y responsabilidades: Ten en cuenta las consecuencias al aceptar una tarea. 

4) Planifica a corto y largo plazo. Hay personas “listas” y personas “no listas” que confían en su memoria. Yo soy más bien de las personas “lista” y dedico un tiempo a realizar una lista con las tareas a realizar. Más complicado es discernir qué es tarea o qué no lo es. Por ejemplo, borrar un correo no es una tarea pero quizás limpiar la bandeja de entrada sí lo sea. Lo importante es hacer una lista real de cosas que vas terminar. 

 

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En el siguiente enlace podéis encontrar una lista con algunas de las mejore aplicaciones para listas de tareas:

Las mejores aplicaciones para gestionar listas de tareas

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5) Vale, ya tenemos la lista. Pero, ¿por dónde empiezo? Pues hay que priorizar:

·      Si es urgente e importante, hazlo ahora!

·      Si es importante pero no urgente, puedes dejarlo para más tarde.

·      Si es urgente pero no importante, quizás lo puedes delegar. 

·      Si no es urgente y no es importante, fuera! Ya lo harás si las circunstancias te lo permiten.

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6) Intenta terminar lo que haces y no empezar varias tareas al mismo tiempo. Si una de las tareas requiere concentración puede que hagas un error.

7) Revisar y rehacer las listas de tareas. Es conveniente hacer un seguimiento y tachar las tareas finalizadas y añadir nuevas.

 

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Si ponemos en práctica estos puntos será más fácil conseguir ser más productivos y eficientes. ¿Qué pensáis? ¿Cómo lo hacéis vosotros?