UN DÍA EN LA OFICINA

Que la función de secretariado en la empresa es fundamental está claro ya que es el que interactúa entre  los diferente actores de la organización. ¿Pero cómo es el día a día de un/a secretario/a? Las funciones pueden ser de lo más variadas y dependerán de las necesidades y tamaño de la empresa. Puede ser que te dediques a un área determinada, por ejemplo RRHH o Atención al cliente, o puede ser que abarques más funciones si la empresa es más pequeña.  Pero a modo de resumen estas son algunas de las principales funciones que se realizan:

Organización de agenda: Es la herramienta básica para el trabajo y es fundamental conocer la estructura de la compañía para  planificar y mantener la agenda de nuestro superior. Hay que programar las citas teniendo en cuenta los tiempos (desplazamientos si los hubiere) entre una reunión y otra. Si hay algún cambio en el horario, la hora o el lugar de la reunión, será nuestro deber comunicarlo y hacérselo saber. Es importante sincronizar agendas por si él/ella hubiera agendado algo por su cuenta.

Soporte técnico: Forma parte de nuestro trabajo para proporcionar asistencia técnica siempre que nos sea posible. Durante las actividades, como conferencias, presentaciones, proyecciones, presentaciones audiovisuales, etc., tendremos que hacer los arreglos necesarios o tener la ayuda de un/a técnico para tener una actividad libre de obstáculos.

Relaciones: Actuaremos como enlace entre las personas internas y externas de la empresa. Somos la imagen de la compañía ya que las personas que vienen es lo primero que ven. Tenemos que mantener relaciones cordiales con los clientes, accionistas, proveedores, personal, financieros, banqueros, etc.

Documentación: Daremos soporte a nuestro jefe en las presentaciones, informes y documentos. Realizaremos la investigación previa y prepararemos los documentos en el tiempo estipulado.

Archivo: Mantendremos un archivo con la documentación de todos los informes y registros en una hoja de cálculo o base de datos detallado la ubicación, número de identificación y el contenido del archivo siempre de acuerdo con el protocolo de la empresa.

Multitareas: A veces tendremos que hacer malabarismos para la realización de diferentes tareas al mismo tiempo. Es cuando tendremos que priorizar y gestionar las múltiples tareas que nos han sido asignadas para terminarlas a tiempo. Si no tenemos el tiempo suficiente, es mejor delegar algunas tareas siempre supervisando el resultado final.

Gestión telefónica: Atender las llamadas telefónicas tomando nota del mensaje sin olvidarnos de ningún dato importante (teléfono, quien llama…) y resolver la llamada o hacer llegar el mensaje lo antes posible.

Investigación: A veces es necesario hacer búsquedas relacionadas con el departamento o con algún trabajo en particular (análisis de la competencia, comparativas de productos, estudios de mercado…). Recopilaremos el material y realizaremos informes, presentaciones o gráficos para que nuestro jefe pueda trabajar en ello o presentarlo a otras personas.

Comunicación: Las comunicaciones podrán ser escritas o verbales. Ordenaremos la correspondencia y la haremos llegar a la/s personas interesadas. Será necesario redactar documentos por lo que es primordial tener buena gramática y ortografía. Otra tarea es la recepción de los invitados interactuando con ellos y dándoles paso al despacho  o sala  de reuniones.

Sugerencias: Hay que tener iniciativa y proponer mejoras para el mejor desarrollo de la actividad de la empresa.

Discreción: Es un atributo imprescindible del asistente porque tiene en su poder información relevante y confidencial de la empresa. Hay que ser consciente de ello y ser el mayor de los confidentes y brindar lealtad a la empresa.

Eventos: Es muy común que se tenga que organizar algún tipo de evento (seminario, congreso…) por lo que tendremos que coordinarnos con todos los organismos interesados, hoteles, empresas de catering, etc., para tener un evento impecable.

Gestión de material: Habrá que comprobar la disponibilidad de material de oficina, papelería, aparatos electrónicos, etc. gestionando el inventario y haciendo la planificación de contingencia adecuada.

Estas son sólo algunas pero son innumerables según la empresa dónde estemos.  ¿Cuáles son las vuestras? ¿Podemos incluir alguna más como principales? Espero vuestras sugerencias.