FELIZ NAVIDAD!!!!

     

Un año más, nuestros mejores deseos de Paz, Amor y Felicidad para estas Fiestas tan entrañables, de recogimiento y reunión con nuestros seres queridos.

Aunque el día a día, en unos casos y  la distancia en otros, nos mantienen alejados, aprovechamos estas fechas y las tecnologías para acortar distancias y sobre todo cultivar la amistad ganada con el transcurrir de los años.

La Navidad! La propia palabra llena nuestros corazones de alegría. No importa cuánto temamos las prisas, las listas de regalos navideños y las felicitaciones que nos queden por hacer. Cuando llegue el día de Navidad, nos viene el mismo calor y sentimientos que sentíamos cuando éramos niños, el mismo calor que envuelve nuestro corazón y nuestro hogar.

Que la Navidad nos llene de inspiración duradera para alcanzar todos nuestros proyectos y sentirnos realizados.

Feliz Navidad y que el próximo 2014 venga cargadito de regalos y de muuuchossss Éxitos.

CONSEJOS PARA APRENDER A DELEGAR

Delegar de forma efectiva no es solamente añadir éxito a tus logros, sino multiplicarlos.

En la mayoría de los casos, no delegar eficazmente reducirá la velocidad de tu desarrollo.

Si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.

1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. 

2. Dale información suficiente. Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. 

3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recae en ti. 

4. Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa.

5. Delega a través del dialogo. No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. 

6. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. 

7. Establece fechas para revisión. Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. 

¿NECESITA CONTRATAR UNA SECRETARIA?

¿Necesita su empresa contratar una secretaria? Lo primero que se me ocurre es: "¿Es necesaria esta pregunta?". Este titular de un artículo (dejo el enlace más abajo) me hace reflexionar, una vez más, sobre lo poco valorados que estamos a nivel profesional.

En época de crisis y recortes, las empresas han tenido que adaptarse y, muchas de ellas, la única forma en que han sabido hacerlo es con redistribuciones y movilidad de personal. Estas redistribuciones suponen siempre algún despido y el primer lugar  hacia donde dirigen su dedo suele señalar al personal administrativo o secretariado. Da igual que trabajen bien o que no. La imagen que tienen los directivos y el resto de personal es que este trabajo lo puede hacer cualquiera. Esto supone un perjuicio para el resto de personal ya que prescindir de estos profesionales aumenta la carga de trabajo del resto y el trabajo no se realiza como debiera.

DI ADIÓS AL SÍNDROME DEL TÚNEL CARPIANO

2 de cada 3 personas que trabajan en una oficina han notado la aparición de dolores causados por una mala postura y una mala ergonomía del puesto de trabajo.

No es  extraño ya que nos pasamos más de 8 horas sentados, sin luz natural y realizando tareas repetitivas constantemente. Lesiones músculo-esqueléticas, problemas de visión o lipoatrofias son los problemas más habituales. La práctica regular de buenos hábitos y ejercicios específicos ayuda a prevenir y paliar muchos de estos síntomas y enfermedades.

En la siguiente infografía encontrarás consejos y ejercicios para prevenir el túnel carpiano, una de las lesiones más comunes en nuestra profesión. Tomad nota! 

• Tómate un descanso cada 25 minutos.

• Mantén los hombros y la espalda relajados para mantener una postura adecuada.

• La pantalla debe estar a la altura de los ojos (o 10º o 20º por debajo) y tus rodillas ligeramente dobladas (deben quedar más bajas que tu cadera).

• El teclado a la altura del codo o ligeramente más bajo.

CONSEJOS PARA TENER UNA BUENA SECRETARIA

La secretaria es el sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto?

Una buena secretaria no es sólo aquella que atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Consejos para tener una buena secretaria

1. El perfil de la secretaria perfecta. Idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

4. La secretaria como gestora. Una secretaria de alta dirección cada vez que coge el teléfono transmite la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa. Gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a first class. Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estén impecables en el business center. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

EL CLIENTE ES TU AMIGO, CUÍDALO!

Una de las funciones que realizamos en nuestra profesión es la atención de las personas ya sea de modo presencial o telefónica. Como ya hemos dicho en anteriores ocasiones, muchas veces somos la primera imagen que  tienen de la empresa. Por eso cobra  una importancia mayor esta tarea.

Es cierto que la práctica diaria puede  provocar que  sea algo tedioso e inoportuno (sobretodo el teléfono, ¿verdad?) por las interrupciones que ocasiona. Pero no debemos dejarnos vencer por la rutina ya que la primera impresión es la que cuenta. Un buen lenguaje corporal, no dar falsas expectativas, ofrecer soluciones y una buena comunicación ayudarán a que seas la mejor carta de presentación.

Ya dimos algunos en el post CONSEJOS PARA UNA LLAMADA TELEFÓNICA EFECTIVA que te aconsejo leer si te lo perdiste. Hoy os mostramos una interesante infografía dónde nos muestra 25 habilidades que debemos mejorar para realizar una atención al cliente exitosa. 

LEVANTA EL CULO Y SÉ MÁS PRODUCTIVO

Sabemos que el cerebro tiene un tiempo limitado de concentración y es por ello que necesitamos dormir. El descanso es una inversión: cuánto más descansas más rindes después; cuanto mejor descanses más intereses produce (mejor rindes).

En los años cincuenta, William Dement y Nathaniel Kleitman, descubrieron que las personas dormimos en ciclos de 90 minutos (Ciclo BRAC). Durante los 90 minutos el cuerpo pasa por las diferentes fases del sueño y esto se va repitiendo por ciclos. Por eso se recomienda dormir por ciclos, es decir, por múltiplos de 90. Esto significa que es mejor que duermas 7 horas y media que 8, para no romper el ciclo. Así que déjate mecer por el sueño y descansa correctamente!

Pero el descanso no termina con el sueño nocturno. Durante nuestra vida diurna también pasamos por estas fases. Y nuestro cuerpo cada 90 minutos nos pide un descanso. Así que lo ideal es que trabajaras durante hora y media y descansaras 15 minutos para aumentar tu productividad.

VOCACIÓN O DEVOCIÓN, ESA ES LA CUESTIÓN

Cuando se habla de la profesión de secretariado en muchos caso escucho hablar de vocación.  La vocación  es la inclinación a cualquier estado, profesión o carrera antes de tener los conocimientos para ello. Basándome en esta definición yo ahora debería ser enfermera, pirata, veterinaria, bombera o maestra. Y es que hasta que adquirí una formación he pasado por distintas “vocaciones” de lo más variopintas. 

A mi modo de ver, también el hecho de que se tenga una visión de sumisión ante el directivo, hace que desde fuera se crea que esto sólo se hace por vocación. Todavía se piensa en la secretaria como en la persona que acata todas las órdenes de su superior sin rechistar, bloc en mano y café en la otra. Yo creo que la figura del secretario ha evolucionado y en estos momentos es una persona independiente, polivalente,  flexible, que toma decisiones y que puede hacer funcionar la empresa cuando éste no está presente (¿Creéis que sucede al revés? ). En algún lugar una vez leí una definición que creo que se ajusta perfectamente a nuestra profesión: “Solucionador de problemas”.

8 MOTIVOS PARA REALIZAR VIDEOCONFERENCIAS

Las videoconferencias cada vez son más usuales y han pasado a ser un medio de comunicación más entre las personas. Actualmente es muy fácil y económica su utilización. Sólo necesitas un equipo con webcam y audio y en estos momentos existen un montón de aplicaciones (muchas de ellas gratuitas).

Si tu empresa todavía no se atreve a implementarlas a continuación te muestro una lista de razones para motivar su uso.

1. Se ahorra tiempo. El tiempo que se pasa yendo de un lugar a otro es tiempo improductivo por lo que si se realiza la videoconferencia optimizamos este tiempo transformándolo en productivo. Además, en un momento puedes contactar con personas en cualquier lugar del mundo. Otra ventaja añadida es que las videoconferencias suelen ser de corta duración evitando las interminables reuniones dónde se acaba sin tomar ninguna decisión.

2. Se ahorra dinero. La constante subida del precio del transporte, del carburante y de los hoteles hacen que debamos buscar alternativas. Con la videoconferencia no necesitas transporte ni tienes gastos de dietas.

3. Más eficientes y eficaces. Actualmente las aplicaciones que existen para realizar videoconferencias nos permiten compartir documentos en tiempo real así como su edición. Esto nos hace más productivos y nos ayuda a tomar decisiones en el momento.

4. Talento. Las empresas pueden contratar a cualquier persona de cualquier parte del mundo. No hay barreras geográficas para tener el talento en casa.

GLOSARIO DE REUNIONES Y EVENTOS

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Para poder organizar un evento o reunión es necesario que sepamos exactamente de qué tipo de acto se trata. A continuación encontraréis un pequeño glosario de los más comunes:

ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es fijar políticas de acción y renovar autoridades.

CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales organizadas por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes de un hotel.

CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de reuniones.

COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los participantes suelen ser expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para presentar e intercambiar nuevas ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas.

CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa.

CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se utilizan indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y diseñado para alcanzar un objetivo específico.