PREMIO LIEBSTER AWARD A RECURSOS Y DISCURSOS DE LA SECRETARIA ACTUAL

No hace mucho que Recursos y Discursos de la Secretaria actual está en marcha pero estoy muy contenta con su evolución. Recibo muchas visitas y algún comentario que otro que me anima a seguir. Pero hace unos días recibí una inyección de motivación extra por parte de alguien muy especial. Mirad:

Laura, de Libendia, había premiado mi blog con el Premio Liebster Award. Libendia es un blog sobre RRHH escrito por su autora con gran pasión. Desde su blog podéis encontrar información y recursos que os ayudarán en vuestra trayectoria profesional. Un blog 100% recomendable que no podéis dejar de visitar.

A Laura no puedo dejar de agradecerle que haya pensado en mi y desde aquí le mando un GRACIAS enorme y un beso más grande todavía. Muchas gracias!!

Los premios Liebster Award los conceden blogueros a otros blogs de interés y de reciente creación. El premio conlleva una serie de “obligaciones” a realizar que detallo a continuación:

• Nombrar y agradecer el premio a la persona que te lo concedió.
• Contestar las preguntas que haya formulado quién lo otorga.
• Conceder el premio a once blogs que te gusten, que estén empezando o que tengan menos de doscientos seguidores.
• Elaborar 11 nuevas preguntas para los blogs que premias.
• Informar del premio a cada uno de los premiados.
• Visitar los blogs que han sido premiados junto al tuyo.
• Para no romper la cadena, evitar mandar el premio al blog que te lo envió. 

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Así que el siguiente paso es contestar a las preguntas que desde Libendia me han propuesto:

CONSEJOS PARA UNA LLAMADA TELEFÓNICA EFECTIVA

 

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El teléfono es una herramienta imprescindible para el desarrollo efectivo de nuestro trabajo. Pero, ¿cómo sacarle el mayor provecho? Aquí van unos cuántos tips: 

Cuándo recibes una llamada: 

• Eres la imagen de la empresa. La persona que llama será lo primero que conozca de la compañía por lo que es importante contestar lo antes posible. Si puede ser hazlo antes del tercer tono de llamada. Sonríe, esto relaja la comunicación y contagia la cordialidad entre los interlocutores. 

• Saluda cortésmente. Es mejor un “hola, buenos días” que un “Diga”. No olvides el “por favor” o el “gracias”.

• Practica la escucha activa. Para ello desconecta de lo que estabas haciendo y dedica el tiempo únicamente a la persona que está al otro lado del teléfono. Transmite que le estás escuchando con un “entiendo”, “sí”, “claro”…

• La postura es importante. Evita distorsiones manteniendo una posición erguida.

• Habla despacio, vocaliza y no grites. La comunicación tiene que ser clara y comprensible.

• Utiliza un lenguaje positivo y entusiasta. Tu misión es dar una solución a la persona que está llamando (pasarle con alguien, agendar una cita, enviar un documento, un número de teléfono…) así que no des por finalizada la llamada hasta que des con la solución.

• Colgar precipitadamente equivale a dar un portazo. Despídete cordialmente y haz que la persona que ha llamado se vaya con la sensación de que ha conseguido lo que quería. 

APLICACIONES QUE TE FACILITAN LA VIDA: VIDEONOT

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En algunas ocasiones, cuando tratamos de investigar o buscar algo concerniente a nuestro trabajo, visionamos un vídeo y tratamos de tomar notas para poder redactar nuestras conclusiones. Es una tarea pesada cuando tenemos que darle al play y al pause continuamente para no perder detalle de lo que se dice.

Hoy os presento una aplicación que permite tomar notas al mismo tiempo que ves el vídeo. Se trata de VideoNot y es una gran herramienta para optimizar nuestro tiempo de investigación ya que no tienes que parar el vídeo cada vez que quieres tomar apuntes.

Cuando entras en VideoNot (no es necesario registrarse) sólo tienes que clicar en Crear tus notas y aparece la pantalla dividida en dos: a la izquierda una barra dónde pondrás la dirección del vídeo que quieres visionar y a la derecha dónde tomarás tus notas. Para empezar pegaremos el enlace del vídeo en la pantalla de la izquierda y pondremos el título de nuestras notas a la derecha.

 

Le daremos a buscar y empezará a visionarse el vídeo. Para cambiar de vídeo es tan fácil como darle a “change video” y localizará el nuevo vídeo.

8 PASOS HACIA LA EXCELENCIA

 

No nos conformemos con hacer nuestro trabajo simplemente. Busquemos la calidad, seamos proactivos y asumamos retos cada día. Caminemos hacia la excelencia con unos sencillos pasos:

 
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Discreción y Lealtad

Tenemos dos orejas y sólo una boca porque tenemos que hablar el doble y hablar la mitad.  Secretaria viene del griego y significa “el que guarda secretos” así que no cabe duda de que una de las principales virtudes de un buen asistente es la discreción. No des más información de la necesaria, sé prudente y no divulgues información privilegiada, no dejes documentación confidencial a la vista y olvídate de cotilleos. Hay que ser leal a la empresa incluso cuando ya no trabajes allí.

Buena Comunicación

Antes de decir/redactar piensa bien lo que quieres transmitir y plásmalo ordenadamente de forma que tu interlocutor reciba el mensaje. Intenta que el lenguaje sea sencillo evitando palabras técnicas o rebuscadas y ve al grano. Empatía y escucha activa te ayudarán a comunicarte de forma efectiva.

Flexibilidad e innovación

Puedes prestar ayuda y realizar otras tareas que no correspondan a tu puesto. De esta forma aprenderás otros procedimientos y tu contribución a la empresa será más valiosa. Es importante no estancarse y ser capaces de introducir técnicas y métodos diferentes o nuevas tecnologías para mejorar nuestro rendimiento y ser más eficientes. Reciclarse o morir.