25 de enero de 2014

LA SECRETARIA DEL SIGLO XXI


Si hay una persona cercana a los jefes y ejecutivos que conoce al dedillo su trabajo y su situación, esa es la secretaria

Atrás quedaron los tiempos en que se las consideraba meras mecanógrafas y ‘mandadas’ del superior. Actualmente una secretaria adquiere en muchos casos funciones de gestión y tiene una importancia fundamental en la buena marcha de la empresa.

   


Preparadas, organizadas y diplomáticas

Estas tres palabras sintetizan las cualidades esenciales que describen a una buena secretaria. La preparación va en función de los tiempos que corren. Es imposible concebir en el siglo XXI, una mano derecha del jefe que no emplee las nuevas tecnologías. En este campo, las secretarias españolas salen más que triunfantes; muestra de ello es el éxito de algunas webs dedicadas a este colectivo profesional. Otra área que deben dominar son los idiomas. La lengua de la empresa madre de la compañía donde se trabaja y el inglés son asignatura obligatoria para toda secretaria. Han de ser unas expertas en comunicación, por lo que la fluidez verbal es indispensable y las lenguas extranjeras no pueden ser un impedimento.

Además de estos conocimientos, hay cualidades imprescindibles para desempeñar una labor de secretariado admirable. Si hay un adjetivo que acompañe a estas profesionales es el de organizadas. No sólo se trata de mantener limpio y ordenado el archivo sino de la organización y gestión del tiempo. Se trata de repartir y aprovechar no sólo las horas propias sino también las del jefe.

Hay características que deben acompañar cada gesto y palabra de una trabajadora de este colectivo. Diplomacia y saber estar son aspectos propios de una buena secretaria. Deben ser conocedoras del protocolo empresarial. Saber cuándo dar la mano, cuando invitar a sentar a una persona y las disculpas apropiadas para una llamada de teléfono que no puede ser atendida, dota de profesionalidad.

Parte de la cultura empresarial

El ideal es que cualquier empleado se sintiera integrado y parte de la cultura empresarial. Pero si existe un colectivo que por fuerza debe sentirse arraigado a la compañía es el de las secretarias. Trabajar de la mano del jefe implica una mayor dedicación horaria y el conocimiento de todo el equipo y de todos los departamentos de la empresa. Frecuentemente la secretaria es la primera persona que se encuentran los clientes en una empresa, por lo que la impresión que ésta debe dar es vital.

Inteligencia emocional

Una buena preparación, un perfecto conocimiento del protocolo y de la empresa donde se va a trabajar no son suficientes. La secretaria debe ser una experta en relaciones interpersonales y la profesionalidad en este aspecto sólo se consigue con mucha inteligencia emocional. Entender a las personas, escucharlas, comprenderlas, saberlas tratar, son capacidades que distinguen a una secretaria excepcional de una mediocre. Asimismo, la iniciativa y las ideas de mejora para la empresa, pueden decir mucho a favor de una secretaria. Si el jefe percibe que sabe tomar decisiones delegará muchas más tareas en ella.


Ser secretaria no es tarea fácil. Por eso, este colectivo se merece un mayor prestigio social y reconocimiento. Y también un sueldo equiparable al de las profesionales europeas, que se encuentra bastante por encima que el de las españolas.

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