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LA SECRETARIA DEL SIGLO XXI

Si hay una persona cercana a los jefes y ejecutivos que conoce al dedillo su trabajo y su situación, esa es la secretaria. 

Atrás quedaron los tiempos en que se las consideraba meras mecanógrafas y ‘mandadas’ del superior. Actualmente una secretaria adquiere en muchos casos funciones de gestión y tiene una importancia fundamental en la buena marcha de la empresa.

   

Preparadas, organizadas y diplomáticas

Estas tres palabras sintetizan las cualidades esenciales que describen a una buena secretaria. La preparación va en función de los tiempos que corren. Es imposible concebir en el siglo XXI, una mano derecha del jefe que no emplee las nuevas tecnologías. En este campo, las secretarias españolas salen más que triunfantes; muestra de ello es el éxito de algunas webs dedicadas a este colectivo profesional. Otra área que deben dominar son los idiomas. La lengua de la empresa madre de la compañía donde se trabaja y el inglés son asignatura obligatoria para toda secretaria. Han de ser unas expertas en comunicación, por lo que la fluidez verbal es indispensable y las lenguas extranjeras no pueden ser un impedimento.

Además de estos conocimientos, hay cualidades imprescindibles para desempeñar una labor de secretariado admirable. Si hay un adjetivo que acompañe a estas profesionales es el de organizadas. No sólo se trata de mantener limpio y ordenado el archivo sino de la organización y gestión del tiempo. Se trata de repartir y aprovechar no sólo las horas propias sino también las del jefe.

Hay características que deben acompañar cada gesto y palabra de una trabajadora de este colectivo. Diplomacia y saber estar son aspectos propios de una buena secretaria. Deben ser conocedoras del protocolo empresarial. Saber cuándo dar la mano, cuando invitar a sentar a una persona y las disculpas apropiadas para una llamada de teléfono que no puede ser atendida, dota de profesionalidad.

Parte de la cultura empresarial

El ideal es que cualquier empleado se sintiera integrado y parte de la cultura empresarial. Pero si existe un colectivo que por fuerza debe sentirse arraigado a la compañía es el de las secretarias. Trabajar de la mano del jefe implica una mayor dedicación horaria y el conocimiento de todo el equipo y de todos los departamentos de la empresa. Frecuentemente la secretaria es la primera persona que se encuentran los clientes en una empresa, por lo que la impresión que ésta debe dar es vital.

Inteligencia emocional

Una buena preparación, un perfecto conocimiento del protocolo y de la empresa donde se va a trabajar no son suficientes. La secretaria debe ser una experta en relaciones interpersonales y la profesionalidad en este aspecto sólo se consigue con mucha inteligencia emocional. Entender a las personas, escucharlas, comprenderlas, saberlas tratar, son capacidades que distinguen a una secretaria excepcional de una mediocre. Asimismo, la iniciativa y las ideas de mejora para la empresa, pueden decir mucho a favor de una secretaria. Si el jefe percibe que sabe tomar decisiones delegará muchas más tareas en ella.

Ser secretaria no es tarea fácil. Por eso, este colectivo se merece un mayor prestigio social y reconocimiento. Y también un sueldo equiparable al de las profesionales europeas, que se encuentra bastante por encima que el de las españolas.

TOP 5: ENTRADAS MÁS POPULARES DEL 2013

Echando la vista atrás y mirando las estadísticas de los posts publicados aquí tenéis las 5 entradas más vistas en el 2013. Ahí va el top 5:

Consejos para una llamada efectiva 

Tips para ganar tiempo en la oficina 

Glosario de reuniones y eventos 

Consejos para tener una buena secretaria 

Trucos para optimizar el uso de Gmail

Esto nos sirve para darnos cuenta de los intereses que tienen nuestros lectores y hemos llegado a la conclusión de que lo que nos preocupa es aumentar nuestra productividad con trucos y consejos. Esto muestra un punto muy positivo en nuestra profesión y es que siempre intentamos mejorar y aprender. Este será nuestro propósito para este nuevo año: proporcionaros recursos y tips para optimizar nuestro tiempo con un mejor rendimiento.

Si os gusta nuestro recopilatorio no dudes en compartirlo!

FELIZ NAVIDAD!!!!

     

Un año más, nuestros mejores deseos de Paz, Amor y Felicidad para estas Fiestas tan entrañables, de recogimiento y reunión con nuestros seres queridos.

Aunque el día a día, en unos casos y  la distancia en otros, nos mantienen alejados, aprovechamos estas fechas y las tecnologías para acortar distancias y sobre todo cultivar la amistad ganada con el transcurrir de los años.

La Navidad! La propia palabra llena nuestros corazones de alegría. No importa cuánto temamos las prisas, las listas de regalos navideños y las felicitaciones que nos queden por hacer. Cuando llegue el día de Navidad, nos viene el mismo calor y sentimientos que sentíamos cuando éramos niños, el mismo calor que envuelve nuestro corazón y nuestro hogar.

Que la Navidad nos llene de inspiración duradera para alcanzar todos nuestros proyectos y sentirnos realizados.

Feliz Navidad y que el próximo 2014 venga cargadito de regalos y de muuuchossss Éxitos.

CONSEJOS PARA APRENDER A DELEGAR

Delegar de forma efectiva no es solamente añadir éxito a tus logros, sino multiplicarlos.

En la mayoría de los casos, no delegar eficazmente reducirá la velocidad de tu desarrollo.

Si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.

1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. 

2. Dale información suficiente. Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. 

3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recae en ti. 

4. Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa.

5. Delega a través del dialogo. No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. 

6. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. 

7. Establece fechas para revisión. Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. 

¿NECESITA CONTRATAR UNA SECRETARIA?

¿Necesita su empresa contratar una secretaria? Lo primero que se me ocurre es: "¿Es necesaria esta pregunta?". Este titular de un artículo (dejo el enlace más abajo) me hace reflexionar, una vez más, sobre lo poco valorados que estamos a nivel profesional.

En época de crisis y recortes, las empresas han tenido que adaptarse y, muchas de ellas, la única forma en que han sabido hacerlo es con redistribuciones y movilidad de personal. Estas redistribuciones suponen siempre algún despido y el primer lugar  hacia donde dirigen su dedo suele señalar al personal administrativo o secretariado. Da igual que trabajen bien o que no. La imagen que tienen los directivos y el resto de personal es que este trabajo lo puede hacer cualquiera. Esto supone un perjuicio para el resto de personal ya que prescindir de estos profesionales aumenta la carga de trabajo del resto y el trabajo no se realiza como debiera.

DI ADIÓS AL SÍNDROME DEL TÚNEL CARPIANO

2 de cada 3 personas que trabajan en una oficina han notado la aparición de dolores causados por una mala postura y una mala ergonomía del puesto de trabajo.

No es  extraño ya que nos pasamos más de 8 horas sentados, sin luz natural y realizando tareas repetitivas constantemente. Lesiones músculo-esqueléticas, problemas de visión o lipoatrofias son los problemas más habituales. La práctica regular de buenos hábitos y ejercicios específicos ayuda a prevenir y paliar muchos de estos síntomas y enfermedades.

En la siguiente infografía encontrarás consejos y ejercicios para prevenir el túnel carpiano, una de las lesiones más comunes en nuestra profesión. Tomad nota! 

• Tómate un descanso cada 25 minutos.

• Mantén los hombros y la espalda relajados para mantener una postura adecuada.

• La pantalla debe estar a la altura de los ojos (o 10º o 20º por debajo) y tus rodillas ligeramente dobladas (deben quedar más bajas que tu cadera).

• El teclado a la altura del codo o ligeramente más bajo.

CONSEJOS PARA TENER UNA BUENA SECRETARIA

La secretaria es el sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿Hay cursos secretarias perfectas? ¿Se aprende o se nace? ¿Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto?

Una buena secretaria no es sólo aquella que atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Consejos para tener una buena secretaria

1. El perfil de la secretaria perfecta. Idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

4. La secretaria como gestora. Una secretaria de alta dirección cada vez que coge el teléfono transmite la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la empresa. Gestiona hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a first class. Se preocupa de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa más especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estén impecables en el business center. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

EL CLIENTE ES TU AMIGO, CUÍDALO!

Una de las funciones que realizamos en nuestra profesión es la atención de las personas ya sea de modo presencial o telefónica. Como ya hemos dicho en anteriores ocasiones, muchas veces somos la primera imagen que  tienen de la empresa. Por eso cobra  una importancia mayor esta tarea.

Es cierto que la práctica diaria puede  provocar que  sea algo tedioso e inoportuno (sobretodo el teléfono, ¿verdad?) por las interrupciones que ocasiona. Pero no debemos dejarnos vencer por la rutina ya que la primera impresión es la que cuenta. Un buen lenguaje corporal, no dar falsas expectativas, ofrecer soluciones y una buena comunicación ayudarán a que seas la mejor carta de presentación.

Ya dimos algunos en el post CONSEJOS PARA UNA LLAMADA TELEFÓNICA EFECTIVA que te aconsejo leer si te lo perdiste. Hoy os mostramos una interesante infografía dónde nos muestra 25 habilidades que debemos mejorar para realizar una atención al cliente exitosa. 

LEVANTA EL CULO Y SÉ MÁS PRODUCTIVO

Sabemos que el cerebro tiene un tiempo limitado de concentración y es por ello que necesitamos dormir. El descanso es una inversión: cuánto más descansas más rindes después; cuanto mejor descanses más intereses produce (mejor rindes).

En los años cincuenta, William Dement y Nathaniel Kleitman, descubrieron que las personas dormimos en ciclos de 90 minutos (Ciclo BRAC). Durante los 90 minutos el cuerpo pasa por las diferentes fases del sueño y esto se va repitiendo por ciclos. Por eso se recomienda dormir por ciclos, es decir, por múltiplos de 90. Esto significa que es mejor que duermas 7 horas y media que 8, para no romper el ciclo. Así que déjate mecer por el sueño y descansa correctamente!

Pero el descanso no termina con el sueño nocturno. Durante nuestra vida diurna también pasamos por estas fases. Y nuestro cuerpo cada 90 minutos nos pide un descanso. Así que lo ideal es que trabajaras durante hora y media y descansaras 15 minutos para aumentar tu productividad.